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Dématérialisation des documents

La dématérialisation des vos documents

La dématérialisation est aujourd’hui, plus que jamais au cœur des problématiques des entreprises et des administrations. Mais elle n’est pas seulement réduite à la numérisation, elle englobe plusieurs domaines.

En quoi consiste la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation consiste à transférer les données stockées sur des supports analogiques, vers des supports numériques. Cela comprend :

– La dématérialisation des documents (numérisation)
– La dématérialisation des échanges
– La dématérialisation des activités et des processus : gestion électronique des documents (GED)…

On emploie le terme de dématérialisation native pour qualifier les informations, échanges et les processus créés directement sur support numérique.

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Nos solutions

Pourquoi s’orienter vers la dématérialisation des documents?

Ce choix se justifie par un retour sur investissement rapide.
En effet, le traitement du processus fournisseurs présente différentes contraintes telles que :

– Un délai moyen de traitement des factures fournisseurs plus long (14 jours en moyenne)
– Un ensemble de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée (tri du courrier, saisie des données, gestion des flux papier…)
– Un risque d’erreurs plus élevé (erreur de saisie, perte de documents, erreur de paiement) ;
– Un coût moyen de traitement par facture élevé (15 euros)
– Un impact significatif sur le besoin en fonds de roulement

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Quels sont les avantages
de la dématérialisation de documents ?

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Les avantages sont nombreux. Dès lors que les documents sont dématérialisés et numérisés, les nouvelles tâches de gestion sont facilitées :

– La gestion électronique des documents (GED) permet une meilleure gestion de l’information. Elle devient plus rapide, plus efficace, et moins chronophage.
– L’information n’est plus fragmentée (Papier/ Numérique, Logiciels métiers, Pièces jointes dans les adresses de messagerie, …). Elle est désormais centralisée dans un référentiel unique. Et cela en facilite grandement l’accès et l’analyse.
– La sécurisation du patrimoine documentaire
– La diffusion et le partage immédiat de l’information. Et ce, où que l’on se trouve.
– La recherche étendue dans le corps du document et non plus dans le titre

Aujourd’hui, les entreprises s’orientent en priorité vers la dématérialisation du processus fournisseurs (79%), puis vers les processus clients (50%). Mais la dématérialisation des documents en elle-même intervient dans tous les secteurs. Le service comptabilité peut ainsi être amené à dématérialiser ses factures. Grâce à cette technologie, les secteurs tels que la banque ou les assurances gagnent du temps et sécurisent ainsi mieux les données de leurs clients.